Daar zaten ze dan met zijn tienen om tafel, iedere medewerker als gekozen vertegenwoordiger van zijn of haar afdeling. Opdracht: zoek uit wat OlmenEs nodig heeft om de veranderingen in de zorg vanaf 2017 het hoofd te kunnen bieden. Wat doen we goed, wat kan beter. Draag de bouwstenen aan waarmee het managementteam het beleid voor de komende jaren kan uitzetten. Poeh, ga er maar aan staan.
Joke Schotman van de financiële administra-tie, persoonlijk begeleider Hieke Stobbe, en Peter van der Weide van de technische dienst ogen zelfverzekerd nu zij met de andere leden van de werkgroep de laatste hand leggen aan de afronding van het grote doelmatigheidonderzoek van OlmenEs.
Maar zo stoer voelden ze zich allerminst bij de start van de werkgroep begin dit jaar. Weliswaar hadden ze zich vrijwillig verkiesbaar gesteld uit interesse en betrok-kenheid, eenmaal geconfronteerd met hun adviestaak om de interne organisatie tegen het licht te houden en te bezien wat effectiever en mogelijk efficiënter kan, zagen ze door de bomen het bos niet meer. “Hoe begin je in hemelsnaam.”
“Ik had het idee dat we het wiel opnieuw moesten uitvinden”, zegt Peter. “We zaten naar elkaar te kijken in afwachting van waar de ander mee zou komen”, weet Hieke nog. “Heel herkenbaar OlmenEs, dat was wel confronterend”, valt Joke bij. Procesbegeleider Isolde Boer van adviesbureau Zuiderlicht die hen op weg moest helpen, hield zich bewust afzijdig. “Ze wachtte net zolang tot we zelf in beweging kwamen.” Achteraf gezien de juiste strategie, beamen de drie. De psychologische druk dwong hen met de billen bloot te gaan en de eigen afdelingsbelangen los te laten. Hadden zij zich niet juist bij de werkgroep aangemeld vanwege de aanlokkelijke gedachte om van onderen op OlmenEs opnieuw vorm te kunnen geven? Het laatste zetje gaf directeur Rob de Breij met een inspirerend peppraatje. “Rob zei: OlmenEs is 21 jaar oud, het wordt nu tijd dat we ons volwassen gaan gedragen. Daarna hadden we allemaal zoiets van: kom op, schouders eronder.” De ‘bottom up’ aanpak vereiste de nodige feedback van de overige collega’s, maar om dat praktisch voor elkaar te krijgen bleek niet eenvoudig. Echt schot in de zaak kwam er met de enquête onder de medewerkers. Uit de resultaten van de enquête, waaronder 64 extra pagina’s aan opmerkingen, distilleerde de werkgroep diverse aandachtspunten die zij konden onderbrengen in twintig thema’s.
“De thema’s hebben we vervolgens stuk voor stuk uitgewerkt in verbeterideeën”, vertelt Hieke. “Daarna hebben we de resultaten voorgelegd aan de projectgroep, die uit het managementteam en twee OR-leden bestaat. Na de beoordeling kregen we zes thema’s terug die nog verdere verdieping behoefden. Die zitten nu in de afrondende fase.”
In hun adviezen voeren twee grote onderwerpen de boventoon: de hiërarchie binnen de huidige organisatiestructuur en de roep om wat de werkgroep ‘sociale veiligheid’ noemt. “De werkvloer vindt de gang van zaken nu teveel top down en te weinig transparant” aldus Peter. “Dat speelt het sterkst bij wonen. De begeleiders willen meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid, ze zien hun leidinggevende liever in een coachende rol.” Een dergelijke cultuuromslag heeft echter weinig kans van slagen zonder een klimaat van sociale veiligheid, vult Joke aan. “Uit de enquête komt ook nadrukkelijk naar voren dat veel medewerkers zich inhouden, niet zeggen wat ze zouden willen zeggen. Dat speelt binnen alle afdelingen, elkaar aanspreken is nog niet erg ontwikkeld binnen OlmenEs.” De logische vervolgstap naar meer zelfsturende teams, waarbij de verantwoordelijkheid dichter op de werkvloer komt te liggen, moet dan ook gepaard gaan met een klimaat van openheid, volgens het drietal, waarbij het leveren van wederzijds commentaar als vanzelfsprekend wordt ervaren. Door hun deelname aan de werkgroep hebben zij daar zelf al de nodige ervaring mee op kunnen doen, merkt Joke op. Tegen de anderen: “Wat dat betreft ben ik gegroeid en volgens mij gaat dat ook voor jullie op.”
OlmenEs is een gemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking centraal in Noord Nederland. Antroposofie is onze basis. Wij bieden zorg, begeleiding en ondersteuning bij het samen wonen, samen werken en samen leven. Voor ons is de persoonlijkheid van de bewoner leidend, niet zijn beperking.